Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Laatukilpi Oy
Opastie 10, 62375 YLIHÄRMÄ

Puhelin 06 4822 200

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Laatukilpi Oy
Vesa Rautava
Opastie 10, 62375 YLIHÄRMÄ

Puhelin 06 4822 200

etunimi.sukunimi(at)laatukilpi.fi

3. Rekisterin nimi

Laatukilpi Oy:n asiakasrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on asiakassuhteiden hallinta, hoitaminen ja ylläpito. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään asiakkaalle suunnattuun laitteisto- ja palvelumyyntiin sekä palveluiden tuottamiseen ja toteuttamiseen; asiakkaiden suuntaan tapahtuvaan viestintään, laitteistojen ja palveluiden laskuttamiseen, maksujen keräämiseen ja perimiseen; asiakasmainonnan ja/ tai suoramarkkinoinnin kohdistamiseen.

Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteriin on mahdollista tallentaa seuraavia tietoja:

  • henkilön nimi
  • matka- ja/tai muu puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • sähköpostiviestiketju
  • myynti- ja tarjoustiedot
  • asema/titteli
  • paikkakunta

6. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään 10 vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä. Henkilötiedot voidaan säilyttää tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhtiön sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa.

Tiedot voidaan poistaa, jos rekisteröity vaatii itseään koskevien tietojen poistamista asiakassuhteen päättymisen jälkeen, kaikkien asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Tiedot voidaan merkitä arkistoiduksi/ ei-aktiiviseksi jo ennen edellä mainittua ajankohtaa. Tässä määritettyä säilytysaikaa pidempi säilytys edellyttää henkilötietojen anonymisointia. Rekisteri tarkastetaan säännöllisesti vanhentuneiden tietojen varalta.

Potentiaalisten asiakkaiden henkilötiedot säilytetään suoramarkkinointirekisterissä niin kauan, kuin rekisteröity toimii tehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy edellyttäen, että rekisteröity ei ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin suoramarkkinointirekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää tieto henkilöstä ja suoramarkkinoinnin kieltämisestä.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen perustamisen yhteydessä, asiakassuhteen aikana sekä mahdollisen asiakassuhteen syntymiseksi tehtävän työn aikana suoraan asiakasyritykseltä tai rekisteröidyltä henkilöltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä ja täydentää henkilön suostumuksella (esim. evästeitä käyttämällä), väestörekisteristä sekä muista kolmansien osapuolten rekistereistä. Tietoja voidaan kerätä myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten tapahtumien yhteydessä. Organisaation tietojen osalta tietoja voidaan hakea mahdollisesti myös Patentti- ja rekisterihallituksen Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä tai julkisista lähteistä kuten WWW-sivut.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän konserniyhtiöille tämän tietosuojaselosteen kohdassa 4 kuvattuihin käyttötarkoituksiin ja mahdollisiin muihin rekisterinpitäjän konsernin henkilörekistereihin; pilvipalvelutarjoajille aineiston käsittelemiseksi asianmukaisissa järjestelmissä.  Luovutukset toteutetaan kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle rekisterinpitäjän palveluntarjoajille. Tällöin palveluntarjoaja on sitoutunut tietosuojasuojalainsäädännön mukaiseen Privacy Shield -sopimukseen.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

A. Manuaalinen aineisto
Säilytetään tilassa, johon vain määrätyillä henkilöillä on pääsy.

B. Sähköisesti talletetut tiedot
Tietojen käsittelyyn osallistuvalla rekisterinpitäjän henkilöstöllä ja sen lukuun toimivilla ulkopuolisilla henkilöillä on vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin rekisterin tietoihin. Rekisterin käyttö on suojattu salauksin, tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.

11. Profilointi

Rekisterinpitäjä voi hyödyntää tietoja myös profilointitarkoituksissa. Profilointi toteutetaan tunnisteella, jonka avulla palvelun käyttämisessä syntyviä rekisteröityä koskevia tietoja voidaan yhdistellä. Näin luotua profiilia voidaan tämän jälkeen esimerkiksi verrata muista rekisteröidyistä luotuihin profiileihin.
Profiloinnin tarkoituksena on selvittää palveluiden kysyntää ja asiakaskäyttäytymistä.

12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröity voi esittää rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia tai profilointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

13.1 Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisterinpitäjän rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Kerran vuodessa tehtynä tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

13.2 Oikeus vaatia tiedon korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröity voi toimittaa virheen havaittuaan tiedon korjaus-, poistamis- tai rajoittamispyynnön tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

13.3 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa itselleen tai siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle.

13.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13.5 Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

14. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 esitettyyn henkilöön. Pyyntö on oltava kirjallinen. Rekisterinpitäjä tai kohdassa 2 esitetty henkilö voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.